تُظهر الأبحاث أن 70% من الاجتماعات تمنع الموظفين من أداء عملهم. تهدر الشركات 15% من وقتها في الاجتماعات، و71% من هذه الاجتماعات لا تحقق أي شيء. تؤثر هذه المشكلة بشكل كبير على الأعمال التجارية بغض النظر عن حجمها.
يمكنك تحويل هذه الاجتماعات المرهقة للوقت إلى أدوات قوية للنجاح. تؤدي استراتيجيات الاجتماعات الذكية إلى قرارات أفضل، وتواصل أوضح، وموظفين أكثر سعادة. يمكن أن ترتفع إنتاجية فريقك بشكل كبير عند استخدام مساحات تعاون إبداعية وجدولة اجتماعات منظمة بأهداف واضحة.
يقدم هذا المقال حلولًا عملية للمشاكل الشائعة في الاجتماعات ويعلمك كيفية إنشاء جلسات تفاعلية تحقق النتائج. ستساعدك هذه الاستراتيجيات المثبتة على الاستفادة القصوى من وقت فريقك، سواء كنت تدير اجتماعات حضورية أو عن بُعد.
مشاكل الاجتماعات الشائعة اليوم
غالبًا ما تفشل الاجتماعات في تحقيق أهدافها بسبب مشكلتين كبيرتين: وجود عدد كبير من الأشخاص في الغرفة وعدم وجود أهداف واضحة.
عدد كبير جدًا من المشاركين
عدد الأشخاص في اجتماعك يمكن أن يكون العامل الذي يحدد نجاحه أو فشله. إضافة شخص واحد فقط فوق سبعة أعضاء يقلل من فعالية اتخاذ القرارات بنسبة 10%. تظهر الدراسات أن أكثر من نصف الاجتماعات تحتوي على شخصين على الأقل لا يحتاجون إلى التواجد فيها.
قاعدة 8-18-1800 تساعدك في تحديد حجم الاجتماع المناسب:
- 8 أشخاص أو أقل لحل المشكلات واتخاذ القرارات.
- حتى 18 شخصًا لجلسات العصف الذهني.
- المجموعات الأكبر تناسب فقط التحديثات أو الإعلانات على مستوى الشركة.
الاجتماعات المكتظة تؤدي إلى انشغال المشاركين. حوالي 90% من الأشخاص ينجرفون أثناء الاجتماعات، و73% يستخدمون هذا الوقت للانتهاء من أعمال أخرى. هذا يؤثر سلبًا على إنتاجية الفريق حيث يتم سحب الأعضاء الرئيسيين بعيدًا عن مهامهم الرئيسية.
عدم وجود نتائج واضحة
الاجتماعات التي تفتقر إلى أهداف واضحة تخلق فوضى. ينتهي الأمر بالناس إلى تكرار نفس المحادثات مرارًا وتكرارًا دون الوصول إلى أي نتيجة عندما لا يكون هناك اتجاه حقيقي.
غياب الأهداف الواضحة يخلق عدة مشاكل. لا يستطيع أعضاء الفريق التحضير بشكل صحيح للنقاش. كما أنهم يواجهون صعوبة في تحديد الاجتماعات التي تهمهم. يؤدي هذا إلى قلة المشاركة وانخفاض الروح المعنوية للفريق.
الاجتماعات غير المنظمة التي تفتقر إلى نتائج واضحة تضيع وقت الجميع. يجب أن يكون لدى الفرق أهداف محددة تشرح سبب الاجتماع وما يجب اتخاذ قرار بشأنه. بدون هذه العناصر، ستكون مجرد دوران في المكان – تجمع الأشخاص دون الوصول إلى أي نتيجة بسرعة.
علم الاجتماعات المنتجة
تُظهر الأبحاث بعض الأمور المثيرة حول ما يجعل الاجتماعات تعمل بشكل جيد، ولماذا لا تحقق العديد من الأساليب الشائعة النتائج المرجوة.
أبحاث مدة الانتباه
تشير الدراسات إلى أن انتباه الأشخاص في الاجتماعات ينخفض بشكل كبير بعد 52 دقيقة. كما أن العمر يؤثر أيضًا – حيث يمكن للأشخاص الذين تجاوزوا الخمسين التركيز لمدة 58 دقيقة، بينما يفقد من هم تحت 35 عامًا تركيزهم بعد 45 دقيقة فقط. تؤثر هذه المشكلة في الانتباه على الإنتاجية. حيث أن نصف المديرين تقريبًا ينشغلون بمهام أخرى – 51% منهم يتحققون من رسائل بريدهم الإلكتروني، و10% يلعبون ألعاب الفيديو أثناء الاجتماعات.
ديناميكيات المجموعة
تعتمد نجاحات الاجتماعات بشكل كبير على الأمان النفسي ومدى تناغم العمل الجماعي. تظهر الأبحاث أن الأمان النفسي هو العامل الأول في الفرق عالية الأداء. بالإضافة إلى ذلك، تظهر الدراسات أن التصنع – التصرف بشكل مغاير لما تشعر به – يضر بكل من فعالية الاجتماع والأمان النفسي.
حجم الفريق يحدث فرقًا كبيرًا في كيفية عمل المجموعات معًا. تشير الأبحاث إلى عدة نتائج رئيسية:
- كل شخص إضافي يتجاوز الحجم المثالي يجعل من الصعب على الفرق اتخاذ القرارات.
- التواصل الواضح والبقاء على المسار المحدد أمران أساسيان للاجتماعات الناجحة.
- تأخر الأشخاص في الحضور لا يسبب الإزعاج للآخرين فحسب، بل يضر أيضًا بفعالية الاجتماع والأمان النفسي.
أنماط اتخاذ القرارات
تعالج أدمغتنا القرارات بطرق مثيرة أثناء الاجتماعات. تظهر الأبحاث أننا نتخذ القرارات في عقولنا اللاواعية قبل 7 ثوانٍ من أن نكون على دراية بها. كما أن الجانب العاطفي له تأثير أيضًا – الأشخاص الذين يعانون من صعوبة في التحكم في مشاعرهم يجدون صعوبة في اتخاذ القرارات حتى البسيطة منها.
نجاح الاجتماعات يعتمد على مدى قدرتنا على اتخاذ القرارات بشكل جيد. تظهر الدراسات أن الأساليب المنظمة واستكشاف جميع الخيارات تخلق نتائج أفضل. كما تشير الأبحاث إلى أن “العمى الانتباهي المستمر” يؤثر على قراراتنا – فنحن عادة نلاحظ فقط الحقائق التي تتوافق مع ما نؤمن به بالفعل.
يجب على الشركات التي ترغب في تحسين اجتماعاتها تنظيم ممارساتها بناءً على هذه الحقائق البيولوجية والنفسية. انتهى الأمر بالعديد من المنظمات لتصبح أكثر مرونة وبتسلسل هرمي أقل، حيث يعمل سلطة اتخاذ القرار والمسؤولية جنبًا إلى جنب.
بناء ثقافة اجتماعات أفضل
تحتاج الفرق إلى تغييرات منهجية تبدأ من الأعلى لإنشاء ثقافة اجتماعات فعالة. المنظمات التي تغير ثقافة اجتماعاتها تشهد زيادة كبيرة في الإنتاجية والمشاركة.
ابدأ بالقيادة
القادة يشكلون كيفية إجراء فرقهم للاجتماعات. تظهر الأبحاث أن الفرق غالبًا ما تعكس ممارسات الاجتماعات التي يتبعها قادتها. قمنا بتقييم كيفية إدارة القادة لاجتماعاتهم والاعتراف بدورهم في ثقافة الاجتماعات الحالية.
يجب على القادة اتباع هذه الممارسات:
- اسأل إذا كان بالإمكان استبدال الاجتماع بالبريد الإلكتروني.
- حدد الاجتماعات بعناية وابتعد عن أيام الاجتماعات.
- اظهر عادات اجتماعية جيدة من خلال البدء والانتهاء في الوقت المحدد.
- بناء العمل الجماعي وتعزيز التعاون بدلاً من مجرد مشاركة التحديثات.
قياس النجاح
متابعة فعالية الاجتماعات يساعد الفرق على اكتشاف المجالات التي يمكن تحسينها. تنفق المنظمات حوالي 15% من ساعات عملها في الاجتماعات، ولكن فقط 11% من هذه الاجتماعات تكون منتجة. يحتاج الفرق إلى تتبع مؤشرات محددة.
تظهر هذه المؤشرات ما إذا كانت الاجتماعات فعّالة:
- عدد الأشخاص الذين يحضرون ويصلون في الوقت المحدد.
- عدد المهام التي تم إنجازها.
- مدى تفاعل الأشخاص خلال الاجتماعات.
- ما هو رأي المعنيين (المعنيين بالاجتماعات) حول الاجتماعات؟
الاجتماعات الجيدة تحقق أهدافها في الوقت المحدد وتعزز المناقشات الصحية. العديد من المنظمات لا تقيس فعالية الاجتماعات حتى الآن، ولكن ذلك يساعد في خلق تحسينات مستدامة.
بالطبع، الاجتماعات الأفضل تتطلب عملاً واهتماماً مستمرين. الفرق التي تتحقق من جدول اجتماعاتها وتتكيف مع التغيرات تشهد أكبر زيادة في الإنتاجية. يمكنك الاستمرار في تحسين ثقافة الاجتماعات من خلال جمع الملاحظات عبر الاستطلاعات ومراقبة المؤشرات الرئيسية.
جعل الاجتماعات عن بُعد تعمل بشكل فعال
تحتاج الاجتماعات عن بُعد إلى تخطيط جيد مع المزيج الصحيح من الأدوات والأساليب لمطابقة ما تحققه الفرق شخصيًا. تعتبر المنصات المناسبة وطرق الحفاظ على تركيز الأشخاص أمرًا حيويًا للنجاح.
اختر الأدوات المناسبة
أساس العمل معًا عن بُعد يبدأ باختيار أفضل منصة للاجتماعات الافتراضية. تظهر الأبحاث أن الفرق تعمل بشكل أفضل عندما تستخدم المكالمات الفيديو إلى جانب مساحات العمل المشتركة.
يجب أن تحتوي منصة الاجتماع الخاصة بك على هذه الميزات الرئيسية:
- أدوات التعاون المباشر
- مشاركة الشاشة وخيارات السبورة البيضاء الافتراضية
- مشاركة الملفات وإدارة الوثائق
- خدمات التسجيل التلقائي ونسخ المحاضر
- التوافق عبر الأجهزة المختلفة
- إجراءات أمان قوية
يجب أن توجه احتياجات فريقك الخاصة اختيار المنصة. قد تجد الفرق التي تستخدم أدوات Google أن Google Meet يعمل بشكل أفضل لأنه يتكامل مع أدوات العمل الأخرى الخاصة بهم. الشركات التي تحتاج إلى العديد من ميزات التعاون تحقق نتائج جيدة باستخدام Microsoft Teams أو Zoom. توفر هذه المنصات خيارات إدارة اجتماعات مفصلة.
حافظ على تفاعل الجميع
تجعل الاجتماعات الافتراضية من الصعب الحفاظ على تركيز الأشخاص مقارنة بالاجتماعات الشخصية. تظهر الدراسات أن الاجتماعات عبر الإنترنت تفتقر إلى الطاقة والحضور الذي يشعر به الناس عندما يكونون في نفس الغرفة. وهذا يجعل من السهل أن يفقد الأشخاص اهتمامهم أو يشعرون بالتعب.
يساعد التحضير الجيد في الحد من هذه المشاكل. الدروس التمهيدية السريعة أو التدريبات قبل الاجتماعات الكبيرة تساعد الأشخاص على الشعور بالراحة مع الأدوات. هذا يقلل من التوتر والمشاكل التقنية. كما أن وضع قواعد واضحة حول كيفية التواصل والرد يسهم في سير الاجتماعات بسلاسة.
قم بتنوع الأنشطة للحفاظ على إثارة الاجتماعات الافتراضية. تدعم الأبحاث استخدام مزيج من العمل الفردي، والمناقشات الجماعية الصغيرة، والمشاريع الجماعية بالكامل للحفاظ على الطاقة العالية. كما أن أخذ فترات راحة منتظمة كل 60 إلى 90 دقيقة يساعد الأشخاص على البقاء مركزين ومنتجين.
بناء المجتمع يؤدي إلى اجتماعات افتراضية ناجحة. فترات الاستراحة الافتراضية أو الأنشطة الجماعية تشجع على بناء الروابط. تساعد المكالمات الفيديو في إنشاء روابط شخصية مماثلة للاجتماعات وجهًا لوجه.
قد تظهر المشاكل التقنية من حين لآخر. كن مستعدًا بخطط بديلة، مثل الاتصال عبر أجهزة مختلفة أو استخدام الوثائق المشتركة إذا فشلت مكالمات الفيديو. بهذه الطريقة، يستمر العمل حتى عند حدوث مشكلات تقنية.
انتصارات سريعة لنجاح الاجتماعات
استراتيجيات بسيطة ولكن قوية يمكن أن تحول نتائج اجتماعاتك. هذه التقنيات الثلاث المجربة توفر نتائج سريعة لتعزيز الإنتاجية والمشاركة.
قاعدة البيتزا ذات الشقتين
قاعدة جيف بيزوس الشهيرة “قاعدة البيتزا ذات الشقتين” تقول إنه يجب أن يقتصر الاجتماع على الأشخاص الذين يمكنهم تناول اثنين من البيتزا. هذا يحد من العدد بين خمسة وثمانية مشاركين. تساعد هذه القاعدة في تعزيز الكفاءة وقابلية التوسع في اتخاذ القرارات.
تحدث نتائج أفضل مع عدد أقل من المشاركين. كل شخص إضافي بعد العدد المثالي يقلل من فاعلية اتخاذ القرارات. بلا شك، المجموعات الأصغر تهدر وقتًا أقل في التوفيق بين الجداول الزمنية وتنجز المزيد.
الاجتماعات أثناء الوقوف
الاجتماعات أثناء الوقوف هي طريقة رائعة أخرى لتعزيز الإنتاجية. تظهر الأبحاث أنها تستغرق وقتًا أقل بنسبة 34% مقارنة بالاجتماعات العادية الجالسة. الأشخاص ينهون الاجتماعات أثناء الوقوف في 36 دقيقة مقارنة بـ 48 دقيقة عند الجلوس.
الاجتماعات أثناء الوقوف تفعل أكثر من توفير الوقت.
- 66% من العمال ينجزون المزيد.
- 71% يظلون أكثر تركيزًا.
- 87% يشعرون بالطاقة أثناء المناقشات.
العديد من الفرق الآن تعقد اجتماعات أثناء الوقوف في الصباح الباكر عندما تكون الطاقة في ذروتها. هذه الاجتماعات تعمل بشكل أفضل عندما تكون بين 5 إلى 15 دقيقة في نفس الوقت والمكان كل يوم.
تقنية تحديد الوقت (Time-boxing)
تقنية تحديد الوقت هي أسرع طريقة لإدارة الوقت من خلال تحديد حدود محددة للمهام والاجتماعات. تستخدم الفرق هذه الطريقة لمكافحة التسويف وتوفير الإنتاجية المفقودة عن طريق التركيز على التقدم بدلاً من الكمال.
يمكن للفرق تحديد وقت صارم أو مرن. يساعد الوقت الصارم في السيطرة على الكمالية ويجعل الاجتماعات تظل على المسار الصحيح. بينما تعمل أوقات تحديد الوقت المرنة بشكل أفضل للمهام المعقدة التي قد تؤدي المواعيد النهائية الصارمة فيها إلى إبطاء التقدم. تلاحظ الفرق تحسنًا في التركيز ووضوح الأهداف بمجرد أن تبدأ في تطبيق تقنية تحديد الوقت.
إليك كيفية جعل تقنية تحديد الوقت تعمل في الاجتماعات:
1. قم بإعداد جدول أعمال مفصل مع فترات زمنية مخصصة لكل بند.
2.أخبر الجميع إذا كانت فترات تحديد الوقت صارمة أو مرنة.
3.أخبر المشاركين عن حدود الوقت في وقت مبكر.
4.اختَر شخصًا لمتابعة الوقت.
تقترح شركة مكينزي تقليل الاجتماعات إلى 20 دقيقة مع بندين فقط في جدول الأعمال، لأن الناس يبدأون في فقدان التركيز بعد ذلك. تساعد هذه التقنيات الثلاث – قاعدة الوجبتين، الاجتماعات أثناء الوقوف، وتقنية تحديد الوقت – في خلق اجتماعات مركزة ومنتجة تُقدّر وقت وطاقة الجميع.
باختصار
مشكلات الاجتماعات:
- ٪70 من الاجتماعات تعيق عمل الموظفين.
- 15٪ من وقت الشركة يُهدر في الاجتماعات، و71٪ منها غير منتجة.
- تشمل المشكلات وجود عدد كبير جدًا من المشاركين وأهداف غير واضحة.
الحلول:
- يمكن للاستراتيجيات الذكية أن تحول الاجتماعات إلى أدوات نجاح، مما يحسن القرارات والتواصل وسعادة الموظفين.
- المساحات الإبداعية للتعاون والجداول الزمنية الواضحة تعزز الإنتاجية.
المشاكل الشائعة:
1.عدد كبير جدًا من المشاركين: الأحجام المثالية:
- 8 أو أقل من أجل اتخاذ القرارات.
- حتى 18 من أجل العصف الذهني.
- المجموعات الأكبر من أجل التحديثات.
2.عدم وجود نتائج واضحة: يؤدي إلى مناقشات متكررة وغير منتجة.
الاجتماعات المنتجة:
- مدة الانتباه: تنخفض بعد 52 دقيقة.
- الديناميكيات الجماعية: الأمان النفسي أمر بالغ الأهمية.
- اتخاذ القرارات: الأساليب المنظمة تؤدي إلى نتائج أفضل.
بناء ثقافة أفضل:
- القيادة: يجب على القادة أن يكونوا قدوة في ممارسة الاجتماعات الجيدة.
- معايير الفريق: الإرشادات الواضحة تحسن المشاركة.
- قياس النجاح: تتبع المقاييس مثل الحضور والعناصر التي تم إنجازها.
الاجتماعات عن بُعد:
- الأدوات: اختر المنصات التي تحتوي على ميزات التعاون.
- المشاركة: امزج الأنشطة وخذ فترات استراحة للحفاظ على التركيز.
الانتصارات السريعة:
1.قاعدة البيتزا الثانية: حافظ على الاجتماعات صغيرة.
2.الاجتماعات الوقوف: أسرع وأكثر تركيزًا.
3.تقنية تحديد الوقت: تحديد حدود زمنية للمهام والنقاشات.
تنفيذ هذه الاستراتيجيات يمكن أن يحول الاجتماعات إلى جلسات منتجة وجذابة.
الأسئلة الشائعة
س1. لماذا تفشل معظم الاجتماعات في تحقيق أهدافها؟
تفشل معظم الاجتماعات بسبب عدم وجود أهداف واضحة، وجود عدد كبير جداً من المشاركين، وسوء إدارة الوقت. من دون وجود هدف وأجندة محددة، غالباً ما تفقد النقاشات تركيزها ولا تثمر عن نتائج قابلة للتنفيذ. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي ازدحام الاجتماعات إلى تقليل المشاركة وفاعلية اتخاذ القرارات.
س2. كيف يمكنني جعل اجتماعاتي أكثر إنتاجية؟
لزيادة إنتاجية الاجتماعات، ابدأ بتحديد أهداف واضحة ومشاركة الأجندة مسبقًا. حدد عدد المشاركين باستخدام قاعدة “البيتزا 2″، واعتبر الاجتماعات الوقوفية لمدة قصيرة، وطبق تقنيات “التوقيت المحدد” (Time-boxing). أيضًا، تأكد من بدء الاجتماعات وإنهائها في الوقت المحدد، وشجع المشاركة الفعّالة من جميع الحضور.
س3. ما هي فوائد تطبيق الاجتماعات الوقوفية؟
يمكن للاجتماعات الوقوفية أن تعزز بشكل كبير الإنتاجية والمشاركة. فهي عادةً ما تقلل من مدة الاجتماعات بنسبة 34%، حيث تستمر الاجتماعات الوقوفية في المتوسط 36 دقيقة مقارنةً بـ 48 دقيقة للاجتماعات الجالسة. بالإضافة إلى ذلك، أفاد 66% من الموظفين بزيادة الإنتاجية، و71% شهدوا تحسنًا في التركيز، و87% شعروا بمزيد من الطاقة خلال الاجتماعات الوقوفية.
س4. كيف يمكنني تحسين فعالية الاجتماعات عن بُعد؟
لتحسين الاجتماعات عن بُعد، اختر المنصة الافتراضية المناسبة التي تحتوي على ميزات مثل التعاون في الوقت الفعلي، ومشاركة الشاشة، وقدرات مشاركة الملفات. قم بإعداد المشاركين من خلال تقديم دروس قصيرة على الأدوات، وضع بروتوكولات تواصل واضحة، وادمج أنشطة متنوعة للحفاظ على المشاركة. أيضًا، ضع في اعتبارك تنفيذ أنشطة بناء الفريق الافتراضية لتعزيز الروابط بين أعضاء الفريق عن بُعد.
س5. ما هو دور القيادة في إنشاء ثقافة اجتماعات فعّالة؟
تلعب القيادة دورًا حاسمًا في تشكيل سلوكيات وثقافة الاجتماعات. يجب على القادة أن يكونوا قدوة من خلال تقييم عادات اجتماعاتهم الخاصة، والتساؤل عن ضرورة الاجتماعات، واحترام أيام عدم الاجتماعات، وإظهار سلوكيات اجتماعية فعّالة. يجب عليهم أيضًا التركيز على إنشاء التآزر وتسهيل التعاون بدلاً من مجرد تبادل المعلومات. من خلال وضع معايير واضحة للفريق وقياس نجاح الاجتماعات، يمكن للقادة دفع التحسينات المستدامة في فعالية الاجتماعات.
English 
العربية